Poradnik interesanta
W Biurze Spółdzielni mogą Państwo uzyskać informacje i załatwiać sprawy w poszczególnych Działach Biura Zarządu Otwockiej Spółdzielni Mieszkaniowej.
W zakładce KONTAKT znajdą Państwo dane kontaktowe w postaci numerów telefonów i adresów e-mailowych do poszczególnych działów Biura Zarządu OSM oraz krótką informację w jakich sprawach można dzwonić pod dany numer tel.
Informujemy Państwa, że wszelkie sprawy członkowskie i mieszkaniowe, można załatwić w Dziale Członkowskim w pokoju nr 23 i 24 znajdującym się na parterze w budynku Biura Spółdzielni przy ul. Andriollego 54. Możecie państwo uzyskać informacje w sprawach członkowskich oraz w sprawach dotyczących praw do lokali. W dziale są wydawane zaświadczenia potwierdzające tytuł prawny do lokalu, są prowadzone sprawy osób zainteresowanych uzyskaniem członkostwa w OSM, zainteresowanych uzyskaniem praw do lokali w OSM. Zawieranie umów o budowę lokalu w nowych inwestycjach prowadzonych przez OSM odbywa się również w tym dziale. Wszelkie przygotowywanie dokumentów oraz zawieranie aktów notarialnych umów ustanowienia i przeniesienia własności lokali. Dział prowadzi sprawy związane z uzyskaniem tytułów prawnych do lokali wolnych w sensie prawnym, zbywanych w drodze przetargu nieograniczonego. W dziale są nadawane uprawnienia do Elektronicznego Biura Obsługi Klienta oraz wprowadzane zmiany potwierdzające aktualny stan prawny oraz status lokali.
Sprawy związane z zapewnieniem prawidłowej eksploatacji zasobów mieszkaniowych w zakresie: realizacji zadań mających na celu utrzymanie zasobów Spółdzielni w należytym stanie techniczno-użytkowym, utrzymania zasobów w dobrym stanie sanitarno-porządkowym oraz właściwą obsługę mieszkańców i bieżącego usuwania awarii, realizuje Dział Eksploatacji w pok. nr 16. Oprócz tego dział nakreśla kierunki gospodarki remontowej, opracowuje wytyczne w zakresie stosowanych technologii oraz materiałów w realizowanej gospodarce remontowej i konserwacji, przygotowuje analiz porównawcze kosztów remontów i konserwacji w Osiedlach, prowadzeni ewidencji umów najmu oraz sprawuje merytoryczną kontrolę gospodarki lokali użytkowych w Osiedlach, prowadzeni ewidencję umów na roboty i usługi. Dokonywanie cyklicznych analiz kosztów dostawy energii cielnej na poszczególnych węzłach oraz kosztów centralnego ogrzewania, okresowych cyklicznych analiz zużycia ciepłej i zimnej wody w lokalach, przeglądów terenów zielonych i placów zabaw, prowadzenie negocjacji warunków i zawieranie umów na świadczenie usług w zakresie wywozu nieczystości, zaplanowanie dostawy środków czystości i sprzętu do utrzymania czystości w Spółdzielni. W dziale są rozpatrywane skargi i interwencje członków Spółdzielni w zakresie bieżącej eksploatacji zasobów mieszkaniowych. Dział stale współpracuje ze służbami miejskimi obsługującymi Spółdzielnię w zakresie eksploatacji zasobów Spółdzielni, współpracuje z Administracjami Osiedlowymi celem zapewnienia pełnej zdolności eksploatacyjnej obiektów, terenów – łącznie z instalacjami i urządzeniami oraz sieciami zewnętrznymi należącymi do Spółdzielni.
W dziale INWESTYCYJNO-TECHNICZNY w pokoju 11, 12 możecie Państwo uzyskać informacje w zakresie remontów zasobów Spółdzielni, przygotowania inwestycji, realizacji w tym m.in. opracowywanie rocznych planów inwestycyjnych, remontowych, opracowywanie długofalowych programów inwestycyjnych, prowadzenie spraw lokalizacyjnych, prowadzenie czynności związanych z opracowywaniem dokumentacji projektowo-kosztorysowej, opracowywanie wytycznych do projektowania, pozyskiwanie kredytów na budowę mieszkań, uzyskiwanie decyzji administracyjnych o warunkach zabudowy oraz pozwolenia na budowę, zapewnienie nadzoru autorskiego nad realizacja projektów, ogłaszanie i organizowanie przetargów na roboty budowlane, przygotowywanie umów z wykonawcami robót budowlanych, nadzór nad właściwym wykonaniem zleconych robót budowlanych, prowadzenie spraw związanych z poprawianiem i uzupełnianiem dokumentacji projektowej, uzgadnianie zmian zakresu rzeczowego robót budowlanych, sprawdzanie kosztorysów wykonawczych w zakresie obmiaru wykonanych robót oraz poprawności zastosowanej pozycji, przygotowanie i przedkładanie aneksów do umów zawartych z wykonawcami, prowadzenie spraw ograniczeń zakresu prac wykończeniowych w lokalach, nadzór nad właściwym i terminowym wykonaniem robót budowlanych, dokonywanie odbioru wykonanych prac, prowadzenie wszelkich spraw z zakresu gwarancji i rękojmi oraz wad technologicznych w nowo wybudowanych budynkach, kwalifikowanie kosztów na poszczególne budynki, współpraca z dostawcami mediów w zakresie przekazywania uzbrojenia terenu.
Sprawy administracyjno-gospodarcze i organizacyjno-samorządowe prowadzi sekcja Organizacyjno-Samorządowa zajmuje się również prowadzeniem kancelarii biura w tym m.in.
przyjmowaniem i wysyłaniem korespondencji jej ewidencjonowaniem, przekazywaniem korespondencji według dekretacji i kompetencji komórkom organizacyjnym oraz Administracjom Osiedli, obsługą centrali telefonicznej, nadzorem nad pracą firm organizujących sprzątanie pomieszczeń i ochronę Biura Zarządu Spółdzielni,
W Dziale Księgowości ogólnej oraz w Dziale rozliczeń lokali OSM i Wspólnot realizowane są wszelkie czynności związane z prowadzeniem szeroko pojętej rachunkowości Spółdzielni. M.in. w dziale odbywa się nadzorowanie procesu windykacji należności opłat eksploatacyjnych, odbywa się współpraca z Administracjami Osiedli, kancelarią prawną obsługującą Spółdzielnię, w zakresie prowadzonego postępowania egzekucyjnego przed komornikiem w razie występujących komplikacji. Prowadzenie korespondencji z osobami zalegającymi z opłatami, a zajmującymi lokale mieszkalne na podstawie umów najmu lub bez tytułu prawnego, co do których orzeczono eksmisję, nakaz sprzedaży lub prowadzone jest postępowanie licytacyjne. Prowadzenie po uzyskaniu przez Spółdzielnię wyroku sądu w sprawie eksmisji z lokalu, postępowania zmierzającego do przejęcia lokalu, w imieniu Spółdzielni, przez właściwą (dla danego lokalu) Administrację, współpraca bieżąca z Administracjami Osiedli i prowadzenie analityki spraw, będących przedmiotem działania działu oraz przedstawianie Zarządowi informacji i stosownych wniosków (np. o odstąpienie od prowadzenia postępowania przed sądem lub komornikiem). Prowadzenie ksiąg rachunkowych, zbieranie i analizowanie faktur oraz wszelkich dokumentów .Pośredniczenie pomiędzy Spółdzielnią, a jednostkami zewnętrznymi jak banki lub urzędy, wypełnianie i wysyłanie deklaracji podatkowych oraz informacji podatkowych firmy, przygotowywanie analizy finansowej przedsiębiorstwa, przygotowywanie wszelkich bilansów finansowych, planów finansowych, planów gospodarczych, rozliczanie VAT-u, wystawianie i księgowanie faktur VAT, wyliczanie oraz odprowadzanie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych składek, sporządzanie umów cywilnoprawnych (umowy o dzieło, umowy zlecenie) dla zleceniobiorców; sporządzanie list płac, odprowadzanie składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych; rozliczanie umów o dzieło i umów zlecenie; sporządzanie deklaracji do ZUS, Urzędu Skarbowego, GUS, PFRON;
W Sekcji KADR w pok. nr 17 realizowane są sprawy z zakresu polityki zatrudnienia, kwalifikacji zawodowych zatrudnianych pracowników, prowadzenie szczegółowej dokumentacji pracowniczej (teczki personalne, karty wynagrodzeń i zasiłków chorobowych, ewidencja czasu pracy); sporządzanie umów o pracę, wypowiedzeń umów o pracę, wystawianie świadectw pracy; kierowanie na badania lekarskie. Dbanie o to, by wszelkie wykonywane w Spółdzielni działania oraz każde dokumenty związane z zatrudnieniem były zgodne z przepisami. Przygotowanie planów urlopowych, prowadzenie i ewidencja i rozliczanie urlopów pracowniczych; ewidencja zwolnień lekarskich; nadzór nad lekarskimi badaniami okresowymi pracowników; wystawianie zaświadczeń o zatrudnieniu i zarobkach; udzielanie pracownikom informacji z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych; prowadzenie spraw związanych z wykorzystaniem środków z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych; współpraca z innymi działami w zakresie rekrutacji pracowników na wakujące stanowiska (zbieranie zgłoszeń o wakatach, zgłaszanie wolnych miejsc pracy do urzędu pracy, redagowanie i zamieszczanie ofert pracy w lokalnych mediach, współuczestnictwo w procesie rekrutacji).
Dział społeczno-oświatowo-kulturalny prowadzi trzy Kluby Osiedlowe. Wybierając nazwę klubu z zakładki Kluby otrzymają Państwo informacje dotyczące godzin otwarcia, zakresu prowadzonej działalności oraz dane kontaktowe. Zadaniem klubów osiedlowych jest działalność edukacyjno-kulturalna, rozrywkowa oraz promocja talentów.
Prowadzone w nich działania skierowane są do wszystkich grup wiekowych.